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高效办公第一步,开始你的“邮件礼仪”
发布时间:2018-02-28 18:16:16| 浏览次数:

“在职场中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。 所以邮件编辑、发送时需要特别谨慎,否则处处是坑!


1. 关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。


  • 一定不要空白标题,这是最失礼的

  • 标题要简短,不宜冗长,不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题

  • 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”

  • 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

  • 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼

  • 回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要“RERE”一大串


2. 关于称呼与问候

• 恰当地称呼收件者,拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人,这既显得礼貌,在多个收件人的情况下可以称呼大家、All。  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。


• E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“Hi”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的。即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。


3. 关于正文

• E-mail正文要简明扼要,行文通顺。E-mail正文应简明扼要,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。


• 注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。尊重对方,“请、谢谢”之类的语句要经常出现。


• E-mail正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。


• 一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。


• 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。如果是英文E-mail,最好把拼写检查功能打开;如果是中文E-mail,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。


• 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。


• 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。


• 不要动不动使用“:)”之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business E-mail不是你的情书,所以“:)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

4. 关于附件

  • 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

  • 附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名

  • 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

  • 附件数目不宜超过 4 个,数目较多时应打包压缩成一个文件

  • 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。如果附件过大(不宜超过 2 MB),应分割成几个小文件分别发送


5. 结尾签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。  


• 签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过 4 行。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号,切记一定要得体。


• 不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档,灵活调用。


• 签名档文字应选择与正文文字匹配。简体、繁体或英文,以免成出现乱码,字号一般应选择比正文字体小一些。


6. 回复技巧

• 及时回复E-mail。理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过 24 小时。如果事情复杂,至少应该及时的回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。


• 进行针对性回复。当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。


• 回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字,显示出你的尊重。


• 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。


• 主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。

7. 正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”

要区分 To 和 CC 还有 BCC(区分收件人、抄送人、密送人)。 

 

  • To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应

  • 而 CC 的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回E-mail

  • 而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合

  • TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象

  • 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源

  • 转发邮件要突出信息。在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息


 
 
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